23.11.2017 | Einführung einer Warenwirtschafts- und Dokumentationssoftware bei Hermann Wegener

Die erfolgreiche Unternehmensgruppe Hermann Wegener ist seit ihrer Gründung im Jahr 1897 ein unabhängiges Familienunternehmen für Bauleistungen und Baustoffe. Zu ihrem wesentlichen Tätigkeitsbereich gehören neben der Gewinnung und Aufbereitung von mineralischen Rohstoffen auch deren Veredelungen. Die Wegener-Gruppe betreibt zahlreiche Gewinnungsbetriebe und diverse Asphaltmischwerke an Standorten in Niedersachsen, Hessen, Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein, Berlin/Brandenburg und Bayern.

Um auf zukünftige Marktentwicklungen vorbereitet zu sein, stand im Fokus einer Modernisierungsmaßnahme bei der Wegener-Gruppe die Einführung einer einheitlichen und standortübergreifenden Softwarelösung. Hierbei sollten Prozesse optimiert und die Effizienz von Abläufe gesteigert werden.

Des Weiteren sollte eine transparente und lückenlose Datenhaltung umgesetzt werden, so dass eine Datenbasis für alle Gesellschaften der Wegener Gruppe gebildet werden kann. Trotz steigender Anforderungen des Marktes an die Flexibilität der Lieferanten und an die Qualität der Waren sollen die komplexen Geschäftsvorgänge weiterhin einfach und komfortabel durch das Personal an den Fahrzeugwaagen ausführbar sein. Aufgrund der teilweise sehr hohen Frequenz von Verwiegungen pro Tag und Standort, musste die Softwarelösung für die Wegener-Gruppe einen reibungslosen Ablauf an den Waagen sicherstellen, um Engpässe und lange Wartezeiten zu vermeiden.

Erste Schritte zur Integration

Die Vielfalt der Prozessabläufe wurde während der Vorbereitungen deutlich. Mit Hilfe der über 35-jährigen Branchen- und Prozesserfahrung der OAS AG in diesem Geschäftsfeld konnte im Vorfeld ein detailliertes Pflichtenheft erstellt werden.

Die Durchführung einer detaillierten Prozess- und Ablaufaufnahme bei den Anwendern, im Vertrieb und in der zentralen Verwaltung ermöglichte das Fundament für die spätere Umsetzung zu schaffen. Die frühe Einbindung der Anwender bewährte sich in diesem Projekt abermals, um frühzeitig eine grundlegende Akzeptanz für die neue Software im Unternehmen zu erzielen. Im Rahmen der Prozessaufnahme zeigte sich, dass elementare Grundlagen, wie eine zentrale und einheitliche Stammdatenpflege, abgesichert, durch eine verlässliche Datenreplikation, für alle Standorte unabdingbar waren.

Individuelle Anpassung

Aufgrund des modularen Aufbaus der hier eingesetzten Softwarelösung e:maxx ist die OAS AG in der Lage gewesen, auf die individuellen Bedürfnisse der einzelnen Geschäftsfelder einzugehen. Somit konnte für jeden Anwender eine passend zugeschnittene Lösung verwirklicht werden, die ein optimales Arbeiten in allen Aufgabenbereichen ermöglicht. In diesem Zusammenhang sind komplexe und zentral steuerbare Berechtigungsstrukturen realisiert worden, um eine angepasste und auf das Wesentliche beschränkte Dateneinsicht zu bieten.

Einige wesentliche Merkmale

Trotz der hohen Flexibilität und den Individualisierungsmöglichkeiten in der Ausführung ist eine konsequente Datenhaltung und Replikation im Hintergrund sichergestellt. Durch die Unabhängigkeit der Replikation von einer dauerhaften Anbindung an das Internet, ist die Datenerfassung und Abwicklung von Aufträgen an den Waagen ständig gegeben. Sollte die Internetverbindung dennoch ausfallen, so nimmt e:maxx eigenständig die Replikation auf, sobald die Verbindung wieder zur Verfügung steht. Relevant ist vor allem der Anspruch an die Güte der Replikationslösung, um eine Inkonsistenz der Erfassungsdaten, fehlerhafte Abrechnungen und aufwendige Klärungen mit den Endkunden zu vermeiden. Ein weiterer Vorteil von e:maxx ist die Selbstbestimmung in Bezug auf die Installation regelmäßiger Updates, denn hier besteht kein Zugzwang. Selbst wenn die Software über einen längeren Zeitraum nicht aktualisiert wird, bleibt die Update-Fähigkeit erhalten.

Bei der Wegener-Gruppe werden mit der Anbindung von unterschiedlichen Wägesystemen die Daten durch e:maxx erfasst und zur weiteren Verarbeitung an die Unternehmenszentrale weitergeleitet. Im Vorfeld stehen bereits sämtliche Auftragsdaten für den Wägeprozess an den Systemen zur Nutzung bereit. Dadurch werden manuelle Eingaben durch den Wäger reduziert und der Wiegeablauf kann deutlich beschleunigt werden. Der Vertrieb hat jederzeit die Möglichkeit, steuernd einzugreifen und Mengen, Preise oder Frachten anzupassen, um auf die sich verändernden Marktgegebenheiten zu reagieren. Zusätzlich stehen umfangreiche Reporting- und Statistikmöglichkeiten für die Unternehmensleitung sowie die Mitarbeiter zur Verfügung, um die Warenflüsse stets im Blick zu behalten.

Einführung Dokumentenmanagement

Nach der erfolgreichen Implementierung von e:maxx wurde in einem weiteren Schritt das zentrale Dokumentenmanagement DOCUMENTS DMS in die Softwareumgebung der Wegener-Gruppe integriert. Neben der automatisierten Schnittstelle, die e:maxx bietet, war die Anbindung an die vorhandene Finanzbuchhaltung wichtig, welche durch den Einsatz von DOCUMENTS realisiert werden konnte.

Erfolgreiche Umsetzung

Das Angebot der OAS AG wird durch Serviceleistungen wie eine kompetente Telefon-Hotline oder dem Support via Fernwartungsmodul abgerundet. Dieser Service gewährleistet eine maximale Verfügbarkeit.Bei der Wegener-Gruppe wurde erfolgreich ein zuverlässiges Softwarepaket in den Unternehmensalltag integriert.