Wo die Mühlen nicht langsam mahlen

Digitalisierter Rechnungsworkflow für Roland Mills United GmbH & Co. KG

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SUCCESS STORY
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Kunde Roland Mills United GmbH & Co. KG Standort 28217 Bremen Branche Nahrungsmittelindustrie (Mehlherstellung) Website www.rolandmillsunited.de OAS-Geschäftsbereiche IT-Lösungen, Unternehmenssoftware

Roland Mills United ist ein modernes Familienunternehmen mit Leidenschaft für die Müllertradition. In den vier nachhaltig produzierenden Mühlenstandorten in Bremen, Recklinghausen, Bad Langensalza und Münster werden jährlich über eine Million Tonnen Weichweizen, Hartweizen und Roggen vermahlen. Bei Roland Mills United trifft die Expertise der Müllertradition auf die Leidenschaft, ein Unternehmen für die Zukunft weiter zu entwickeln. In diesem Bestreben bildet die Digitalisierung des Rechnungsworkflows einen zentralen Baustein. Ziel war, Rechnungen künftig elektronisch auszulesen und zu bearbeiten und anschließend der vorhandenen Finanzbuchhaltungssoftware zu übergeben.

Durch die hervorragende und wertbringende Beratungsleistung der OAS Consultants ist ein neuer Maßstab in unserem Unternehmen entstanden. Ängste und Bedenken der Mitarbeiter wurden mit Einführung der neuen Software ausgeräumt. Wir freuen uns auf das bereits geplante Projekt “Investitionsgenehmigungsverfahren” mit dem kompetenten und zuverlässigen OAS-Team.

Marcus Grund,
Leiter Finanz-Rechnungswesen, Roland Mills United GmbH & Co. KG

Aufgabenstellung

Die übergeordnete Holding führt für alle sieben Mandanten der Finanzbuchhaltung und ist für den Rechnungsprüfungsprozess zuständig. Zunächst galt es, die einzelnen Prozesse der Mandanten sorgfältig zu analysieren. Daraus wurde anschließend ein einheitlicher, regelbasierter Workflow definiert und in dem lernfähigen System DMSmaxx abgebildet. DMSmaxx erfasst die Eingangsrechnungen und übergibt den Rechnungskopf und die Kontierunsgdaten automatisiert an die vorhandene Finanzbuchhaltungssoftware. Durch den sicheren periodischen Buchungsabgleich ist der bidirektionale Datenaustausch der Software zudem transaktionssicher.

Die Komplexität der Buchungslogik der vorhandenen Finanzbuchhaltungssoftware in der DMSmaxx-Lösung abzubilden und die gewonnenen Rechnungs- und Buchungsdaten durch eine standardisierte Schnittstelle an die Finanzbuchhaltungssoftware zu übergeben, war eine besondere Herausforderung, die es zu lösen galt.

Lösung

  • Implementierung von DMSmaxx
  • Anbindung der vorhandenen Finanzbuchhaltungssoftware mit einer neuen Schnittstelle
  • Entwicklung eines einheitlichen Rechnungsprüfungsprozesses

Vorteile für den Kunden

  • Schnellere Bearbeitungszeit der Rechnungen
  • Standortübergreifende Zusammenarbeit
  • Geringere Transportkosten
  • Mehr Transparenz aller Eingangsrechnungen
  • Flexibilität bei der Workflowerstellung in Bezug auf Kundenwünsche

Projektfakten

Eingangsrechnungen pro Monat

500-2000

Transparenz

Einheitliche, zentrale Ablage (elektronisches Archiv) für alle Eingangsrechnungen

Prüfung

Einheitlicher Rechnungsprüfungsprozess bei allen sieben Mandanten

Workflow

Kein Medienbruch, keine Kopien und keine Transportkosten zwischen den Standorten

Genutzte Software

Archivierungssoftware aus dem Hause OAS AG

System

mandantenunabhänig

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