DMSmaxx

DMSmaxx stellt die ideale Lösung dar, um eine Vielzahl dokumentenbasierter Prozesse in Unternehmen einfacher, sicherer und effizienter ablaufen zu lassen. Durchlaufzeiten werden reduziert, die aufwendige sowie zeitraubende Bearbeitung und Weiterleitung von papiergebundenen Akten kann endlich der Vergangenheit angehören. Der standortunabhängige, webbasierte Zugriff und die intuitive Bedienung ermöglichen eine schnelle und zielgerichtete Bearbeitung der Vorgänge durch die Bearbeiter und erlauben die Akteneinsicht oder Managementfreigaben nahezu unabhängig von Ort und Tageszeit. Das detaillierte Berechtigungswesen stellt dabei jederzeit sicher, dass nur berechtigte Mitarbeiter Geschäftsabläufe und Dokumente sehen beziehungsweise bearbeiten dürfen.

Mit DMSmaxx können zahlreiche Geschäftsprozesse, wie zum Beispiel die regelbasierte Eingangsrechnungsbearbeitung oder der Bewerbungsprozess effizient gesteuert werden, so dass alle Informationen ohne Zeitverlust den richtigen Ansprechpartnern und Geschäftsabläufen zugeordnet werden. Das integrierte Workflowmanagement sorgt z.B. durch Vertreterregelungen dafür, dass auch unternehmenskritische Vorgänge in der geplanten Zeit bearbeitet werden. Liegengebliebene Unterlagen gehören dank Wiedervorlagen und Erinnerungsfunktionen der Vergangenheit an.

Typisch für DMSmaxx sind die klare und strukturierte Oberfläche. Die webbasierte Anwendung sorgt für eine intuitive Bedienung und eine kurze Einarbeitungszeit der Mitarbeiter. Jeder Geschäftsvorgang wird inklusive der dazugehörigen Dokumente und Indexinformationen in einer digitalen Mappe zusammengefasst. So wird eine gemeinsame Dokumentenbasis für alle Anwender generiert und ein standortübergreifender Zugriff ermöglicht.

Ein leistungsfähiger Workflow leitet Dokumente einfach und sicher zum nächsten Bearbeiter und in den nächsten Bearbeitungsschritt weiter. Für wiederkehrende Prozesse in Ihrem Unternehmen kreieren wir einen, Ihren Wünschen entsprechend, vordefinierten Workflow. Der reibungslose, systemübergreifende Dateiaustausch steht dabei im Mittlelpunkt.

Über den Web-Client erhalten Mitarbeiter mobilen Zugriff auf alle Dokumente oder Workflow-Prozesse, die im Dokumentenmanagementsystem hinterlegt sind. So bleiben Mitarbeiter mit den firmeninternen Workflows verbunden und können über die unterschiedlichen Unternehmensstandorte oder aus dem Home-Office heraus an allen zentralen Entscheidungsprozessen mitwirken.

Mappen werden dateibasiert revisionssicher archiviert. Ein archiviertes Dokument enthält immer entsprechende Indexdaten in einer XML-Struktur, eine Dokumenten-Signatur und, sofern vorhanden, ein oder mehrere Attachments. Grundlage der Ablage ist dabei der sogenannte „Store“. Ein Store ist ein Ablageort für Archivmappen. Hier können verschiedene Mappentypen archiviert werden. Stores können beispielsweise genutzt werden, um Archivdokumente verschiedener Jahre zu trennen (Jahresarchiv), unterschiedliche Ablagestrategien (z.B. chronologisch, thematisch, nach Aufbewahrungsfrist) oder standort-spezifische Ablagekonzepte abzubilden.

Grundlegendes Element ist das Konzept der Mappe. Eine Mappe kann Felder (Indexdaten) und Dokumente beinhalten. Verwaltungsdaten werden in vorgegebenen Feldern der Mappe abgelegt. Dies sind sowohl anwendungsspezifische Felder (z.B. Mappenname, Kundenname, etc.) als auch technische Felder (Technischer Name, Erstellungsdatum, Zugriffsrechte, etc.).